Il existe plusieurs raisons expliquant la mise en place d'un système d'archivage de la messagerie :
 

• Traçabilité : plus aucun email n'est perdu, même si l'utilisateur l'efface dans sa boîte aux lettres. L'outil archive l'intégralité des données. A titre rétrospectif, il est ainsi possible de retracer les échanges d'un collaborateur.

• Stockage : une pièce jointe n'est archivée qu'une seule fois, même si elle a été reçue par plusieurs employés. Ainsi, l'espace de stockage du serveur Exchange est optimisé, et les sauvegardes sont allégées.

• Sécurité : votre serveur Exchange tombe en panne ? Vous migrez votre messagerie ? L'intégralité des données stockées dans le coffre-fort du système d'archivage sont saines et sauves, et ré-accessibles dès la mise en ligne de votre nouveau serveur Exchange.

• Valeur légale : votre messagerie reçoit des courriels, des messages vocaux ou des fax de vos clients, fournisseurs ou collaborateurs.
  
  Selon votre métier, vous souhaitez invoquer ces messages comme éléments de preuve. Le stockage de ces messages par le serveur d'archivage garantit leur réalité. En effet, le coffre-fort est inaliénable. Une fois archiver, les messages ne peuvent plus être effacés !
  Et une sauvegarde sur disque WORM garantit définitivement leur valeur.

• Avocats, Notaires : tous les messages de vos clients, confrères ou interlocuteurs sont désormais sauvegardés et archivés avec votre messagerie électronique.
  Si vous disposez d'un d'une messagerie unifiée (courriel, boîte vocale, fax et SMS couplés dans votre boite aux lettres), l'ensemble de vos échanges peut être produit.

• Points de vente, Tour-Operateurs, Hôtels et Restaurants : gardez la preuve d'une commande, d'une réservation ou d'une annulation. Les messages de vos clients sont archivés de manière sûre et incontestable.

• Banques, assurances, courtiers, sociétés de bourse : stockez les ordres de mouvement ou d'opération que vos clients vous laissent dans votre boite aux lettres. Vous détenez ainsi une éventuelle preuve de leur demande en cas de contestation.